会議が盛り上がるエクセル議事録のススメ -その1-

血湧き、肉踊る会議を一つでも多く増やしたい、フリースタイル・ファシリテーターの豊島です。

今回は、「会議が活性化するエクセル議事録」のご紹介です。

なるべく能書きは少なめに、次の会議からすぐ使える！そんなネタを中心にお届けしたいと思います。

この記事はどちらかというと、

「うわぁ～今度の会議の司会進行事務局に指名されちゃった、、、あれ色んな人いるし、論点ブレブレでめんどくさそうなんだよなぁ、、、段取りとか慣れてないんだよなぁ、、、どないしょ、、」

というビギナー向けですが、込み入った会議をバシバシ段取りつけている経験豊富な方にも「あ～そうそう、それ大事よね～！」と思ってもらえるような内容をお届けしていきたいと思います。

ちなみに、会議の規模は5~20人くらい（Web参加含む）の想定ですが、基本的な型としてはそれ以上の規模にも適用可能です。

さて、会議といえば事前準備に尽きます。

ただ、事前準備と言っても、根回し社内調整まで入れるとキリが無いので、今回は作業周りのところに限定します。

自分が会議主催者のとき、最低でも5分前にはなるべく以下の作業を完了するようにしています。

①プロジェクターとの接続、PCを拡張ディスプレイ（プロジェクタとPCのディスプレイで、それぞれ別の画面を表示できるようにする）

②Web会議の接続・動作確認

③各種発表資料をすぐに投影できるようにスタンバイ

④エクセル議事録をスタンバイ

⑤トイレを済ませておく

要は、時間になったら「せーの」でスタートダッシュかませられるようにしておくイメージです。

特に、①については、また後で出てきますが、細かいながらかなり重要です。

会議は、その場でのアイデア出し、みたいなスタイルもありますが、あらかじめ用意された資料を流しながらやっていくスタイルも結構多いと思います。

基本は、事前に準備された資料の説明で事足りることがほとんどですが、たまに

「そういや、こないだ説明してたあのデータ、どんな感じだっけ？」

みたいな話になったときに、プロジェクタの画面とPCの画面が同じものが映されていると、「あー、たしかサーバーのあのフォルダに、、、」というサルベージ作業がプロジェクタ上で始まってしまうとせっかくの場のテンポ感が乱されて、どっちらけになったりします。

（画面を見ながら、「あ～そこの、いやその階層一個上の、あーその下の！」とかいうやり取りをしながらみんなで探す楽しみも無くはないですが笑）

拡張ディスプレイ設定にしておけば、すぐにデータが見つからなくても、プロジェクタの画面では誰かがその資料を説明し続けて、事務局はPC画面でデータ探しにいく、みたいなハイブリッド作業が可能になります。

ほんで、本題の「エクセル議事録」ですが、

私は会議の司会進行を委託されたとき、たいてい、以下のようなフォームを使っています。

いつ、どこで、なんのために、誰が？みたいな基本の押さえどころは良いと思いますが、「役割」も記載しておくと尚効果的です。

これはなぜかというと、上の例は6人と比較的小規模ですが、これが15人とか20人と規模が膨張してくると、傍聴モードの参加者も出てくるので、「あれ、この人なんでここにいるんだっけ？」とか、参加者の「俺なんでこの会議に参加してるんだっけ、、、」というモヤモヤも多少は減ると思います。

で、実際に会議が始まると、プロジェクタは以下の様な表示にします。

資料と議事メモを同時に出しておく、というのがポイントです。

（例では均等に出してますが、実際にはアス比とかで資料見にくい、とかいうケースもあると思いますので、表示比率は適宜で、あと、当然じっくり資料を凝視する、なんてときには資料を画面いっぱいに、、という感じでそこは臨機応変に、、）

なんでこの表示を基本にするのか？というと、

「今、会議で何が起こっているのか？」

を一発でわかるようにするためです。

特に、Web会議だとなおさら効果的です。Web会議だとどうしても声が聴き取り辛いところでも、画面に対してリアルタイムでメモが取られていくと、何が起こっているかわかりやすいのでWeb会議で入っている人の疎外感が減ります。

そして、ここが最重要ポイントでもありますが、事務局として、会議の司会進行として

「あ～こりゃ宿題っぽいなぁ、、、」

とちょっとでも感じたら、その場で「誰が、何を、いつまでに」をみんなに見えるように、一心不乱にメモっていきます。

そうすると、ほぼ確実に、

「いや豊島、それ、ちゃうで、こう書いといて」

となるので、そのコール&レスポンスで宿題を修正していきます。

「いつまでに」も、可能な限り日付までいれちゃうのが良いと思います。

経験上、日付を入れると、一気に現実感がでてシャープになるので、その宿題を受け取った人の本気度が増します笑

（あと、事務局兼プロジェクトリーダー的に関わっている場合は、進捗管理が格段にラクにです。）

なぜここまでリアルタイムにこだわるかというと、（良く言われる話ですが）議事録を会議が終わったあとに展開すると、「あーあれはそういう意味じゃなかったんだよね～、、、」とか余計な調整が入って余計に時間がかかる上に「（そういうのはあの場で言ってくれよ、、、）」とか言う話で井戸端会議的に盛り上がっちゃったりして、精神衛生上もよろしくないです。

こうやって、リアルタイムで宿題をメモっておくと、会議の最後のまとめはこれを読み上げるだけで完了！となる寸法です。まあ、たいてい最後にちょっと修正入るケースが多いですけど。

で、その宿題が次の会議の議題になって、、、という感じでプロジェクトをぐるぐる回していくと、プロジェクトに良いバイブスが生まれてくると思います。

、、、言い忘れました、、この画面

何気なくパワポとエクセルを均等分割していますが、こんな感じで

Windowsキーと　→　のキーを押して画面を寄せていくとラクに出来ます。（Macユーザーの型は、こちらの記事ご参考）

これ覚えておくと、補足資料をPCのディスプレイの方にスタンバイさせといて、必要に応じてサっと出す、みたいなことが出来て快適です。

（マウスでドラッグして、、とかだと、サイズ調整もアナログでやって、となってしまうので結構めんどうです。）

はい、これで会議中の事務局司会進行としての役割はだいたい完了です。

さらに会議のグルーヴ感を上げたい方は、以下「会議の生産性向上のポイント（伊賀泰代さんの著作より引用）」をご確認いただくと良いと思います。

今日のお話はここで終わりです。ぜひ、快適な会議司会進行ライフを送って頂ければと思っております。

さて、こんな感じでルンルン気分で会議を進めていくと

「うわぁこの会議噛み合ってねぇ！」

という場面に出くわします笑。（すでに出くわしている方も多いと思います）

この「噛み合わない会議」その理由は「なんとなく正しいと思っている前提」に違いがあり、それがコンフリクトの火種になっていることが結構あります。

では、「なんとなく正しいと思っている前提」を、参加者でくんずほぐれつ、のたうち回りながらも、丁寧に解きほぐし、ほぐほぐ、ハグハグしていくにはどうしたらよいのでしょうか？？

その話は、また別の機会に！

遍く人に、NUMBOUTDUB EXPERIENCEを、

豊島　考作